INCONTRO DEL 22.12.2004

Presenti: Francesco, Laura Galvan, Dario Narduzzo, Giovanna.

Abbiamo lavorato sulla formazione del gruppo organizzativo e su un’ipotesi di gruppo operativo (che ovviamente verrà modificato/allargato, c’è bisogno di tutti, chi non ha la possibilità di essere presente agli incontri organizzativi può partecipare in altri modi, anche limitatamente ai giorni del meeting): è però importante che chi fa parte del gruppo organizzativo garantisca la presenza costante. 

Con un successivo **brain storming** abbiamo individuato una lista di cose da fare e gli strumenti da utilizzare.

1) FORMAZIONE DEL GRUPPO TEH

 Gruppo organizzativo formato da:

 a) Volontari Buena:

 - Francesco

 - Laura Galvan

 - Dario Narduzzo

 - Giovanna

 - Roberta Soresi

 Il gruppo organizzativo preparerà il progetto su cui poi si lavorerà operativamente (per evitare, se fatto con tante  persone, di essere dispersivi e quindi di rallentare il lavoro… siamo già in ritardo!)

 Gruppo operativo formato da:

 a) Volontari Buena:

 - Dario Sorzè

 - Soraya

 - chiedere la disponibilità ad altri del gruppo formazione e baristi (Silvia, Alessandra, Valentina?)

 b) Volontari in Servizio Civile Nazionale ed Europeo (affiancano il gruppo organizzativo ed il gruppo operativo -  sono pagati, anche se non dal Buena):

 - Alice

 - Emma (da febbraio)

 - Altra volontaria SVE (da marzo)

2) LISTA DELLE COSE DA FARE (non in ordine di priorità)


 - cartina su come arrivare a castelfranco da diverse direzioni (richiesto da emma: how to get to Castelfranco from different directions and by different means of transport to add to the official invitation)

 - progetto, preventivo e bilancio; richieste di finanziamento

 - programma  giornaliero del meeting

 - mail di invito ai membri TEH (con comunicazioni es. biglietto aereo) con date ufficiali (a gennaio)

 - creare il gruppo

 - confermare alberghi

 - trovare soluzioni economiche e gratuite (es. case private) per  i delegati che non vogliono andare in albergo

 - prenotare spazi

 - tempistica degli eventi e delle azioni

 - contattare Nadia (Berlino) per farsi mandare il loro materiale

 - prendere contatti con Emma

 - rapporti con le Istituzioni: Provincia e Regione (più semplici) e Comune (più complessi, siamo in campagna  
elettorale)

 - comunicazione interna: organizzarla

 - comunicazione esterna: associazioni culturali e altri enti di Castelfranco, presentare l’evento, invitarli alla  conferenza aperta alla cittadinanza

 - comunicazione esterna: preparare un volantino di presentazione TEH e di cosa succederà a Castelfranco con il meeting

 - stampa: comunicati stampa periodici con argomento TEH

 - preparare la lista degli invitati (membri TEH)

 - definire con precisione contenuto e tema

 - organizzare gli eventi in preparazione al meeting (es. mostra fotografica)

3) STRUMENTI DI LAVORO

 - diagramma tempistica (sulla parete in ufficio), su carta

 - testare un software con "diagrammi di gnutt"

 - posta elettronica

 - Wiki

 - Raccoglitore con schede dei partecipanti di ogni centro TEH (con contatti, ecc.); inserire i dati nel sito trans europe halles (Emma), raccogliendo foto, indirizzi, ecc.ecc.ecc.

 - Gestire in modo personalizzato i contatti: ogni contatto è seguito sempre dalla stessa persona, che avrà cura di scrivere le notizie principali (definire come e dove) perché in caso di bisogno si sappia esattamente cosa è stato fatto

 - Mailing list che faccia anche da mini forum per comunicazioni gruppo organizzativo e operativo. "Creata":http://www.buenaventura.it/cgi-bin/list/teh/ezmlm-cgi

 - Divisione in settori di tutto il lavoro di preparazione, organizzazione e gestione; per ogni settore dovrebbero esserci almeno due persone di riferimento (in caso di assenza di una, l’altra sa esattamente cosa è stato fatto e cosa c’è da fare) 

 - Riunione periodica e sistematica, una volta alla settimana (al momento è stato scelto il giovedì pomeriggio): è importantissimo essere puntuali e lavorare senza essere dispersivi

 - Forse una buenagenda tutta per il meeting?


 Prossimo incontro gruppo organizzativo: martedì 28 dicembre, dalle 17.00 alle 19.30