INCONTRO DEL 22.12.2004

Presenti: Francesco, Laura Galvan, Dario Narduzzo, Giovanna.

Abbiamo lavorato sulla formazione del gruppo organizzativo e su un’ipotesi di gruppo operativo (che ovviamente verrà modificato/allargato, c’è bisogno di tutti, chi non ha la possibilità di essere presente agli incontri organizzativi può partecipare in altri modi, anche limitatamente ai giorni del meeting): è però importante che chi fa parte del gruppo organizzativo garantisca la presenza costante.

Con un successivo brain storming abbiamo individuato una lista di cose da fare e gli strumenti da utilizzare.

1) FORMAZIONE DEL GRUPPO TEH

Gruppo organizzativo formato da:

a) Volontari Buena:

• Francesco
• Laura Galvan
• Dario Narduzzo
• Giovanna
• Roberta Soresi

Il gruppo organizzativo preparerà il progetto su cui poi si lavorerà operativamente (per evitare, se fatto con tante persone, di essere dispersivi e quindi di rallentare il lavoro… siamo già in ritardo!)

Gruppo operativo formato da:

a) Volontari Buena:

• Dario Sorzè
• Soraya
• chiedere la disponibilità ad altri del gruppo formazione e baristi (Silvia, Alessandra, Valentina?)

b) Volontari in Servizio Civile Nazionale ed Europeo (affiancano il gruppo organizzativo ed il gruppo operativo - sono pagati, anche se non dal Buena):

• Alice
• Emma (da febbraio)
• Altra volontaria SVE (da marzo)

2) LISTA DELLE COSE DA FARE (non in ordine di priorità)

• cartina su come arrivare a castelfranco da diverse direzioni (richiesto da emma: how to get to Castelfranco from different directions and by different means of transport to add to the official invitation)
• progetto, preventivo e bilancio; richieste di finanziamento
• programma giornaliero del meeting
• mail di invito ai membri TEH (con comunicazioni es. biglietto aereo) con date ufficiali (a gennaio)
• creare il gruppo
• confermare alberghi
• trovare soluzioni economiche e gratuite (es. case private) per i delegati che non vogliono andare in albergo
• prenotare spazi
• tempistica degli eventi e delle azioni
• contattare Nadia (Berlino) per farsi mandare il loro materiale
• prendere contatti con Emma
• rapporti con le Istituzioni: Provincia e Regione (più semplici) e Comune (più complessi, siamo in campagna elettorale)
• comunicazione interna: organizzarla
• comunicazione esterna: associazioni culturali e altri enti di Castelfranco, presentare l’evento, invitarli alla conferenza aperta alla cittadinanza
• comunicazione esterna: preparare un volantino di presentazione TEH e di cosa succederà a Castelfranco con il meeting
• stampa: comunicati stampa periodici con argomento TEH
• preparare la lista degli invitati (membri TEH)
• definire con precisione contenuto e tema
• organizzare gli eventi in preparazione al meeting (es. mostra fotografica)

3) STRUMENTI DI LAVORO

• diagramma tempistica (sulla parete in ufficio), su carta
• testare un software con "diagrammi di gnutt"
• posta elettronica
• Wiki
• Raccoglitore con schede dei partecipanti di ogni centro TEH (con contatti, ecc.); inserire i dati nel sito trans europe halles (Emma), raccogliendo foto, indirizzi, ecc.ecc.ecc.
• Gestire in modo personalizzato i contatti: ogni contatto è seguito sempre dalla stessa persona, che avrà cura di scrivere le notizie principali (definire come e dove) perché in caso di bisogno si sappia esattamente cosa è stato fatto
• Mailing list che faccia anche da mini forum per comunicazioni gruppo organizzativo e operativo. Creata
• Divisione in settori di tutto il lavoro di preparazione, organizzazione e gestione; per ogni settore dovrebbero esserci almeno due persone di riferimento (in caso di assenza di una, l’altra sa esattamente cosa è stato fatto e cosa c’è da fare)
• Riunione periodica e sistematica, una volta alla settimana (al momento è stato scelto il giovedì pomeriggio): è importantissimo essere puntuali e lavorare senza essere dispersivi
• Forse una buenagenda tutta per il meeting?

Prossimo incontro gruppo organizzativo: martedì 28 dicembre, dalle 17.00 alle 19.30