Gestire e Pubblicare il calendario dei propri eventi
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Ogni organizzazione ha la necessità di pubblicizzare i propri eventi. Per evento qui intendiamo qualsiasi attività che un organizzazione possa realizzare, come, ad esempio, una conferenza, concerto, corso, seminario, ecc.
Ciascun evento ha generalmente le seguenti caratteristiche:
- Descrizione (COSA)
- Data ed orario, di inizio e di fine evento (QUANDO)
- Luogo (DOVE)
L'organizzazione di un evento è spesso un lungo processo, che attraversa fasi successive. Da una prima idea generica di quello che si vuole realizzare si passa ad una più fase concreta di definizione di una data/luogo possibile. Le informazioni relative all'evento sono inizialmente condivise solo tra i responsabili e gli organizzatori (del direttivo, della logistica, dei volontari coinvolti): diciamo, per comodità, che l'evento ha uno stadio PRIVATO, nel senso che non è PUBBLICO, ovvero non è pubblicizzato.
Quando l'organizzazione dell'evento arriva ad un livello adeguato si decide di rendere PUBBLICO l'evento: inizia la promozione vera e propria.
La promozione di un evento può essere fatta mediante i seguenti canali:
- invio di comunicati stampa
- pubblicazione dell'evento nel proprio sito web
- invio di email a interessati (newsletter/mailing list)
- promozione del proprio evento in altri siti web
- stampa di materiale promozionale (*)
Altri metodi più sofisticati potrebbero essere:
- invio di SMS (*)
- pubblicazione del proprio evento in altri siti web
Sottolineiamo subito come, tra le opzioni di promozione qui elencate, solo la (*) implica un costo effettivo, le altre tecniche sono a costo zero se si hanno le competenze necessarie per creare tali strumenti e per gestirli. In particolare l'invio di una newsletter (foglio notizie) è un'operazione semplice quanto l'invio di una email, tuttavia quando il numero di iscritti supera le decine è necessaria l'installazione (che non può non avvenire senza l'aiuto di un informatico) di un sistema di newsletter professionale (che gestisca automaticamente le iscrizioni/cancellazioni, la tutela della privacy, la mancata temporanea irraggiungibilità eventuale di un indirizzo nel caso la casella email relativa sia temporaneamente irraggiungibile, ecc.)
Rendere pubblico un evento nel proprio sito web ha, tra l'altro, i seguenti vantaggi:
- costituisce la fonte ufficiale, aggiornata, ed autorevole relativa all'evento (per giornalisti, soci, invitati... ma anche per gli organizzatori dell'evento, i volontari coinvolti ecc.)
- è un modo per far sapere, magari ad altre organizzazioni che opera nello stessa area di interesse, che la data è, in qualche modo, prenotata (capita spesso, che ci siano nello stesso giorno due conferenze importantissime su di un dato argomento, magari in un paesino che ospita eventi del genere solo poche volte l'anno... è un peccato venirlo a sapere solo il giorno in cui si inizia la distribuzione delle locandine)
- è la fonte in cui indicare eventuali modifiche nell'organizzazione dell'evento (assenza di relatori, cambio orario/luogo, ecc.)
- costituisce una prima base per creare un archivio on-line delle proprie attività
Facciamo comunque un passo indietro, ed occupiamoci per ora della prima fase di creazione di un evento (non pubblico = PRIVATO) e della successiva pubblicazione di un evento nel proprio sito web.
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Creazione di un calendario eventi su Internet
In un'organizzazione la realizzazione di un evento coinvolge molti soggetti. C'è chi raccoglie i primi dati (l'idea) dai promotori, i dati vengono poi passati all'organo che decide ed ha la responsabilità della gestione (es. comitato direttivo, gruppo esecutivo, ecc.), vengono poi coinvolti i responsabili della logistica, poi chi si occupa della promozione, ecc.
Oggigiorno, Internet rappresenta il metodo più efficace ed efficiente per essere mezzo di questa comunicazione. I dati raccolti ad ogni fase possono essere inviati via email, ad esempio, a tutti i soggetti coinvolti. Un metodo che si è dimostrato più efficace (e meno dispersivo) costituisce nel mettere i dati relativi all'organizzazione di un evento in una pagina web privata (accessibile con password solo a determinate persone da qualsiasi computer collegato ad internet). I diretti interessati sono invitati a consultare una specifica pagina web, unico luogo che contiene i dati più aggiornati relativi ad un evento.
Un'evoluzione di questo scenario si ha nel caso in cui la pagina web privata che contiene tali dati possa essere modificata/aggiornata (da chi, magari, è autorizzato a farlo). (Un'evoluzione ulteriore consiste nel fare in modo che automaticamente, un computer si occupi di controllare la coerenza di un evento, ovvero: controllando, ad esempio, che non ci siano altri eventi programmati per lo stesso giorno...). Una di queste modifiche potrebbe consistere proprio nella decisione di rendere tale evento PUBBLICO (ed anche qui un'ulteriore evoluzione potrebbe consistere nel fare in modo che, con un clic (ad esempio sul termine "pubblico"), l'evento venga immediatamente pubblicizzato nel proprio sito web, nella propria newsletter, ecc. ecc.
Non si prenda paura per questi automatismi, dato che si tratta di soluzioni che già, senza rendercene conto, stiamo utilizzando: scopo di questo testo e dimostrare, difatti, come ottenere l'obiettivo di cui sopra attraverso l'unione intelligente di strumenti che già conosciamo. Conosciamo tutti, difatti, il programma Outlook di Microsoft. Si tratta di una agenda elettronica nella quale (tra le altre cose) inserire i nostri appuntamenti. Se non avete mai utilizzato Outlook conoscerete sicuramente la funziona Agenda appuntamenti del vostro telefono cellulare (che si trova anche in tutti i computer palmari). Si tratta di programmi che fungono da generica agenda appuntamenti elettronica, nella quale ciascuno aggiunge/modifica/cancella i propri appuntamenti che poi consulterà giornalmente.
Ebbene, da diversi anni sono disponibili siti internet che fanno proprio lo stesso servizio. Ci danno la possibilità di creare/consultare/modificare i nostri appuntamenti da qualsiasi computer collegato ad internet. Il succo di tutto il discorso, qui, sarà dunque il creare una agenda globale degli eventi di una organizzazione di uno di questi siti, comunicando agli interessati i codici di accesso a tale agenda. Da un qualsiasi computer collegato ad Internet si potrà consultare/modificare l'evento, fino al giorno in cui si deciderà di renderlo PUBBLICO facendo, magari, in modo che finisca automaticamente nel proprio sito: scopo di questo documento è proprio insegnarvi a creare questo automatismo con gli strumenti (gratuiti) disponibili oggi in Internet.
Ci sono diversi siti che permettono la creazione di queste agende (questi siti vengono comunemente chiamati "calendari"). Una trattazione esaustiva sullo stato dell'arte in materia la potete trovare su un articolo scritto dai responsabili di ArcheNet qui (inglese).
Per molti anni al Buenaventura abbiamo usato una nostra installazione del programma open-source PhProjekt. Il programma, creato inizialmente grazie ad un contribuo della U.E. e poi regalato al mondo dal suo creatore Albrecht Günther, è eccezionale: grazie all'opera del suo creatore e dei tanti che hanno contribuito (anche noi!) con consigli, aggiunte, ecc., il programma risponde certo a tutte le esigenze, una di queste è, appunto, il calendario condiviso. Oltre a PhProjekt ci sono tanti altri programmi open-source, e molti altri proprietari (dunque a pagamento): certi molto costosi e sofisticati (es. Lotus notes, Outlook con Windows server, ecc...).
Il panorama è cambiato all'inizio del 2006 quando diversi siti hanno iniziato ad offrire gratuitamente (almeno per una versione base) un servizio di calendario. Ad Agosto 2006 il gigante Google scende in campo con il suo prodotto, Google Calendar, raccogliendo il meglio di ciò che era stato creato fino ad allora, e ...lascia terra bruciata.
Il calendario di Google: Google Calendar
Con un paio di click chiunque può aggiudicarsi un calendario personale su Google Calendar. Il servizio è totalmente gratuito, e la gestione del calendario è facilitata da una tecnica particolare (Ajax) che permette di spostare, modificare, cancellare oggetti più o meno con la stessa facilità con la quale con il nostro mouse lavoriamo nel nostro computer. Chi conosce il servizio gratuito di posta elettronica su internet Gmail sa bene di cosa parliamo. Il Google Calendar è quindi molto semplice/veloce ed intuitivo (ed ora orami anche totalmente in lingua italiana).
Avrete già intuito che con questo documento vi spieghiamo come trasformare un calendario personale su Google Calendar in un vero e proprio calendario eventi per la vostra organizzazione. Ed infatti andiamo subito al dunque mostrandovi un'immagine che mostra la pagina web attraverso la quale si inserisce un evento in un Google Calendar:
L'immagine si commenta da sè, la parte più interessante è il riquadro alla base (Privacy), nel quale indicare esplicitamente se un evento è, appunto, privato o pubblico. Ecco a proposito cosa dice Google a riguardo:
Con l'opzione "Privacy", puoi controllare il livello di visibilità dei singoli eventi del tuo calendario. Se condividi un calendario con un'altra persona, tale persona, per impostazione predefinita vedrà tutti i tuoi eventi. Per rendere privato un evento (affinché soltanto tu e gli altri proprietari del calendario possano visualizzarlo), fai clic su "Privato". Se al momento il tuo calendario non è condiviso, ma desideri rendere pubblico un evento (affinché tutti possano visualizzarlo), fai clic su "Pubblico".
Ecco quindi chiaro il significato, in questo contesto, di quel: e gli altri proprietari del calendario.
Ricopiamo qui un'altra pagina estratta dalla guida al calendario di Google:
Come faccio a controllare la quantità di dati presente nel mio calendario che è accessibile da altre persone?
Per cambiare la quantità di dati del tuo calendario che è accessibile da altre persone, fai clic sulla freccia rivolta verso il basso nella colonna di sinistra accanto al calendario desiderato, quindi seleziona "Condividi questo calendario".
In Google Calendar sono disponibili le tre seguenti opzioni per la condivisione dei calendari:
- "Condividi tutte le informazioni in questo calendario con chiunque" Selezionando questa opzione, il tuo calendario, inclusi tutti gli eventi pubblici che contiene, comparirà nei risultati di ricerca di Google Calendar. Inoltre, tutti saranno in grado di visualizzare il calendario e i suoi eventi pubblici all'indirizzo del calendario (e noi diremo quindi al nostro webmaster di importare questa pagina speciale nel nostro sito web, n.d.r.).
- "Condividi solamente lo stato libero/occupato (nascondi dettagli)" Se scegli questa opzione, i dati del tuo calendario non compariranno nei risultati di ricerca di alcuna ricerca Google Calendar. Inoltre, solamente lo stato libero/occupato sarà visibile a chi accede al tuo calendario tramite l'indirizzo del calendario o aggiungendo il calendario al proprio elenco "Calendari" (questa funzione non è, nel nostro caso, molto interessante... ).
- "Non condividere con nessuno" Questa opzione offre il massimo della privacy. Se selezioni "Non condividere con nessuno", il tuo calendario non comparirà nei risultati di ricerca di alcuna ricerca Google Calendar e nessuna informazione sarà accessibile tramite l'indirizzo del calendario. Il calendario rimarrà privato per tutti tranne per le persone che aggiungi all'elenco "Condividi con persone specifiche".
Come si vede Google prevede una situazione complessa con tanti individui che hanno il loro calendario personale, e con eventi personali ed eventi condivisi... per esperienza vi diciamo di non complicare inutilmente la situazione. E' sufficiente un unico calendario, e non molti. Comunicherete il codice di accesso al calendario (codice utente e password) a tutti quelli che possono inserire/modificare gli eventi. Se ci sono utenti che vogliamo possano consultare eventi privati, ma non modificarli, la cosa più intelligente, credeteci, è dare loro comunque lo stesso codice che diamo a chi può modificare, invitandoli semplicemente a leggere solamente, e non modificare (sì, funziona!).
Una volta creato un evento (immaginiamo si tratti di un "Corso di Yoga"), attivata (una volta per tutte) la condivisione del nostro calendario e impostato l'evento come pubblico, chiunque vada all'indirizzo:
http://www.google.com/calendar/embed?src=XXX%40gmail.com(dove il termine XXX è da sostituire con il nome utente del nostro calendario) otterrà la seguente videata:
Ovviamente faremo in modo di includere il link di cui sopra nel sito web della nostra organizzazione, così chi consulterà il nostro sito con un clic per visualizzare il calendario.
Non è finita qui. Google afferma che: Quando rendi pubblico il tuo calendario, altre persone potranno visualizzarlo utilizzando varie applicazioni, compreso Google Calendar o qualsiasi lettore di feed o prodotto che supporta il formato iCal (come iCal for Mac). Tradotto in termini più semplici questo significa che gli eventi che voi pubblicizzate nel vostro sito possono essere automaticamente (con un clic) importati nell'agenda elettronica personale di un utente (quindi nell'agenda del suo cellulare, nel suo Outlook personale, ecc.), oppure possono essere comunicati automaticamente ad altri siti che raccolgono eventi (e li classificano per tema, area geografica, ecc., come ad esempio in Google Base). Allo stesso modo il nostro sito web può "importare" automaticamente tali eventi e visualizzarli magari con una grafica più personalizzata di quella vista sopra (levando magari la pubblicità di google).... ma questo è argomento per un'altra pagina di documentazione...
Aggiungere dal proprio sito web automaticamente un appuntamento al Calendario degli utenti
Se andate su http://my.dsu.ca/events/list/this_month potete vedere una serie di eventi. Se ne aprite uno vedete che alla base c'è un link dal nome "Add To Google Calendar". Cosa significa? Proprio come pensate: se chi sta leggendo utilizza il calendario di Google, cliccando qui si troverà automaticamente il proprio evento nel calendario. Si tratta ovviamente una caratteristica che si può applicare ai propri eventi molto facilmente (si tratta di comporre a modo un link... tutto qui).
