changed:
-
INCONTRO DEL 22.12.2004
Presenti: Francesco, Laura Galvan, Dario Narduzzo, Giovanna.
Abbiamo lavorato sulla formazione del gruppo organizzativo e su un’ipotesi di gruppo operativo (che ovviamente verrà modificato/allargato, c’è bisogno di tutti, chi non ha la possibilità di essere presente agli incontri organizzativi può partecipare in altri modi, anche limitatamente ai giorni del meeting): è però importante che chi fa parte del gruppo organizzativo garantisca la presenza costante.
Con un successivo **brain storming** abbiamo individuato una lista di cose da fare e gli strumenti da utilizzare.
1) FORMAZIONE DEL GRUPPO TEH
Gruppo organizzativo formato da:
a) Volontari Buena:
- Francesco
- Laura Galvan
- Dario Narduzzo
- Giovanna
- Roberta Soresi
Il gruppo organizzativo preparerà il progetto su cui poi si lavorerà operativamente (per evitare, se fatto con tante persone, di essere dispersivi e quindi di rallentare il lavoro… siamo già in ritardo!)
Gruppo operativo formato da:
a) Volontari Buena:
- Dario Sorzè
- Soraya
- chiedere la disponibilità ad altri del gruppo formazione e baristi (Silvia, Alessandra, Valentina?)
b) Volontari in Servizio Civile Nazionale ed Europeo (affiancano il gruppo organizzativo ed il gruppo operativo - sono pagati, anche se non dal Buena):
- Alice
- Emma (da febbraio)
- Altra volontaria SVE (da marzo)
2) LISTA DELLE COSE DA FARE (non in ordine di priorità)
- cartina su come arrivare a castelfranco da diverse direzioni (richiesto da emma: how to get to Castelfranco from different directions and by different means of transport to add to the official invitation)
- progetto, preventivo e bilancio; richieste di finanziamento
- programma giornaliero del meeting
- mail di invito ai membri TEH (con comunicazioni es. biglietto aereo) con date ufficiali (a gennaio)
- creare il gruppo
- confermare alberghi
- trovare soluzioni economiche e gratuite (es. case private) per i delegati che non vogliono andare in albergo
- prenotare spazi
- tempistica degli eventi e delle azioni
- contattare Nadia (Berlino) per farsi mandare il loro materiale
- prendere contatti con Emma
- rapporti con le Istituzioni: Provincia e Regione (più semplici) e Comune (più complessi, siamo in campagna
elettorale)
- comunicazione interna: organizzarla
- comunicazione esterna: associazioni culturali e altri enti di Castelfranco, presentare l’evento, invitarli alla conferenza aperta alla cittadinanza
- comunicazione esterna: preparare un volantino di presentazione TEH e di cosa succederà a Castelfranco con il meeting
- stampa: comunicati stampa periodici con argomento TEH
- preparare la lista degli invitati (membri TEH)
- definire con precisione contenuto e tema
- organizzare gli eventi in preparazione al meeting (es. mostra fotografica)
3) STRUMENTI DI LAVORO
- diagramma tempistica (sulla parete in ufficio), su carta
- testare un software con "diagrammi di gnutt"
- posta elettronica
- Wiki
- Raccoglitore con schede dei partecipanti di ogni centro TEH (con contatti, ecc.); inserire i dati nel sito trans europe halles (Emma), raccogliendo foto, indirizzi, ecc.ecc.ecc.
- Gestire in modo personalizzato i contatti: ogni contatto è seguito sempre dalla stessa persona, che avrà cura di scrivere le notizie principali (definire come e dove) perché in caso di bisogno si sappia esattamente cosa è stato fatto
- Mailing list che faccia anche da mini forum per comunicazioni gruppo organizzativo e operativo. "Creata":http://www.buenaventura.it/cgi-bin/list/teh/ezmlm-cgi
- Divisione in settori di tutto il lavoro di preparazione, organizzazione e gestione; per ogni settore dovrebbero esserci almeno due persone di riferimento (in caso di assenza di una, l’altra sa esattamente cosa è stato fatto e cosa c’è da fare)
- Riunione periodica e sistematica, una volta alla settimana (al momento è stato scelto il giovedì pomeriggio): è importantissimo essere puntuali e lavorare senza essere dispersivi
- Forse una buenagenda tutta per il meeting?
Prossimo incontro gruppo organizzativo: martedì 28 dicembre, dalle 17.00 alle 19.30