TEMPISTICA

GENNAIO 2005

• definire le linee generali;
• definire gli argomenti specifici per i workshop;
• contattare, attraverso Birgitta, i vari centri per vedere chi è interessato a sviluppare gli argomenti all’interno dei gruppi di lavoro nei workshop. Il referente di ogni gruppo presenterà il documento elaborato (riguardante il tema scelto) prima del meeting; è un modo per ottenere risultati concreti nei giorni del meeting;
• i delegati TEH devono avere una chiara visione del lavoro da fare in vista del meeting (per quanto riguarda cibo, trasporto, layout del programma, tour guidato del Buena, escursione a Venezia, ecc.)

da lunedi 17 a lunedi 24 gennaio

• inviare gli inviti ufficiali con il programma preliminare e tutte le informazioni necessarie a tutti i centri TEH e ai centri ospiti (costi della partecipazione, come raggiungere Castelfranco con pullman, aereo, treno, auto,…);
• invitare i media locali, gli ospiti speciali e i referenti politici per la cultura;
• il primo invito dovrebbe chiarire quanto costa partecipare al meeting: iscrizione, cibo, escursione,… sia per i centri TEH che per gli “amici” e gli ospiti.

FEBBRAIO 2005

• lavorare sulla logistica; assicurarsi che tutta la logistica sia adeguata rispetto al n. di partecipanti (in questo periodo dovrebbero arrivare le conferme di partecipazione dei centri TEH);
• organizzare le escursioni, i pranzi, i buffet, ecc.;
• definire materiali e strumenti necessari;
• organizzare la gita a Venezia di domenica 8 maggio;
• fare in modo che ogni gruppo di lavoro interessato dei centri TEH possa partecipare ai workshop.

venerdi 25 febbraio

• completare la raccolta delle conferme di quante persone arriveranno da ciascun centro. La conferma dovrebbe contenere informazioni sull’arrivo e sulla partenza. I centri che prenotano il viaggio attraverso Internet dovrebbero inoltrare copia della prenotazione via mail. In questo modo avremo tutte le informazioni raccolte e potremo anche controllare i costi (per avere in futuro budget di riferimento);
• completare la raccolta delle conferme anche dei centri ospiti e degli altri invitati.

MARZO 2005

• assicurarsi che ogni cosa sia sotto controllo circa i gruppi di lavoro TEH per i workshop, che tutte le informazioni rilevanti siano giunte ai partecipanti e che tutti abbiano scelto a quale workshop partecipare;
• verificare e controllare le risposte dei media locali;
• fare in modo che i media diano importanza al meeting.

lunedi 14 marzo

• limite ultimo per le conferme delle partecipazioni;
• inviare il programma aggiornato con i dettagli ai centri TEH.

APRILE 2005

E’ il mese del senso di panico creativo… ma dopo aver fatto un profondo respiro ogni cosa troverà il suo posto!

lunedi 11 aprile

Il finale: un meraviglioso programma del meeting è partito con rotta verso i centri TEH!

MAGGIO 2005

E’ arrivato il grande momento: il meeting si realizza!

11 maggio

Iniziamo con il lavoro di valutazione… e certamente ci diremo: BRAVI!!! W IL BUENA!!!