Come il Buenaventura comunica: comunicazione interna ed esterna

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Ecco delle note (scritte qualche anno fa, a dire il vero) su come comunica il Buenaventura

Comunicazione interna

Come i responsabili e gli altri soci volontari del Circolo Culturale Oficina di Buenaventura comunicano tra loro.

I locali del Buena si prestano bene a piacevoli serate di programmazione informale delle attività, di scambio di opinioni, di piacevoli ed anche animate discussioni, spesso fino a notte inoltrata, tra i soci attivi del Buenaventura.

Settimanalmente, il mercoledì sera dalle 21 alle 24, i nove componenti del comitato direttivo si riuniscono. La riunione per statuto è aperta a tutti i soci. Viene indetta annualmente l'assemblea ordinaria per l'approvazione del bilancio preventivo e consuntivo e la relazione sulle attività svolte ed in programma. C'è almeno un'assemblea straordinaria all'anno, spesso indetta principalmente per coinvolgere attivamente i soci.

Da ottobre 2002 i nove componenti del comitato direttivo del Buenaventura e i soci volontari attivi possono agevolmente comunicare tra loro, quando non si trovano fisicamente al Circolo, con un software specifico installato nel server web www.buenaventura.it. Questo software si chiama PHProjekt ed è stato realizzato dal tedesco Albrecht Guenther (che ha promesso di venirci a trovare un giorno) che lo ha creato e "regalato al mondo" (si tratta di una suite groupware, del tipo open source). Debitamente personalizzato e battezzato BuenAgenda, questo software consente di accedere da un qualsiasi computer connesso ad Internet (quindi da casa propria,dal posto di lavoro, dall'univertistà, ...in vacanza...) ai dati necessari alla programmazione in forma collaborativa delle iniziative del Buenaventura. Ecco un'immagine di BuenAgenda, per ingrandirla cliccaci sopra.

Con BuenAgenda ad esempio è possibile:

• Visualizzare e/o modificare tutte le iniziative in programma, anche quelle non confermate (in via di definizione), per giorno, settimana, mese, anno.

• Inserire un appuntamento/evento confermato e farlo apparire automaticamente nel calendario appuntamenti del Buenaventura (quello visibile nella pagina principale del sito www.buenaventura.it).

• Inserire un appuntamento/evento non confermato (utile a "fermare la data")

• Leggere e/o modificare l'ordine del giorno delle riunioni del direttivo e i verbali.

• Depositare files (documenti, immagini, locandine, ecc.) provvisori o definitivi affinché altri li possano guardare, valutare, ecc.

• Creare dei sondaggi interni.

• Accesso alla prima nota del tesoriere con il dettaglio di tutte le entrate/uscite fino al mese precedente.

• Accesso a files specifici (bilanci, relazioni)

• Accedere tutti alla stessa rubrica telefonica, elenco e.mail dei vari contatti del Buena.

• Spedire Fax e accedere all'archivio di tutti i Fax che sono arrivati al Buena fino a quel momento.

• Inviare Sms

• Spedire e.mail con allegati di grandi dimensioni

• Inserire la prenotazione di una risorsa (prenotazione di una stanza, uso di una apparecchiatura)

• Controllare le richieste di prenotazione delle sala prove o­n-line; Inserire dette prenotazioni in modo che siano visibili nel calendario prenotazioni sala prove.

Quando un volontario entra in BuenAgenda gli vengono ricordate inoltre le attività di quel giorno, una funzione che aiuta a predisporre locali, le eventuali apparecchiature, ecc.

Settimanalmente un programma specifico preleva i dati inseriti fino a quel momento in BuenAgenda e genera automaticamente il testo che comporrà la newsletter settimanale.

BuenaSms: il servizio SMS del Buenaventura

Nei primi mesi del 2001 al Buena si pensò bene di comunicare le iniziative ai soci attraverso i messaggi sms ai cellulari. Inizialmente si tentò di sfruttare i siti che permettevano la spedizione gratuita (Excite, Jumpy, ed altri). Con un alienante lavoro di copia/incolla (di oltre tre ore) si spedivano così gratuitamente messaggi sms (ogni 15 giorni) a qualche centinaia di numero di cellulari. Analogamente per quanto accadde per BuenaNews, l'efficacia riscontrata del servizio Sms ci convinse ad investire energie per rendere il servizio professionale ...efficace ed efficiente. I siti gratuiti non garantivano l'anonimato dei numeri che ricevevano: come dichiaravano esplicitamente si servivano spesso dei numeri inseriti per inviare messaggi pubblicitari. Ecco che la tutela della privacy dei numeri di cellulare dei soci fu un altro motivo che ci spinse a cercare nuove soluzioni.

Per convinzione (e, in ogni caso, mancanza di alternativa, alias danaro) qui al Buena si dice: "pagare terzi perchè ci risolvano i nostri problemi è troppo facile!". Ecco che, per grazia ricevuta (diciamo), arrivammo a progettare e realizzare l'attuale sistema di invio di sms: super economico, veloce ed affidabile. I dettagli ve li potremmo esporre tranquillamente in queste pagine, sennonchè ci accorgemmo presto che il sistema realizzato è tanto efficiente da far gola a qualche società commerciale (a scapito del lavoro gratuito di tanti volontari del Buena).

Dal 2002 c'è la possibilità di iscriversi al servizio BuenaSms direttamente dal sito ufficiale del Buena http://www.buenaventura.it; per ricevere gli sms dal Buena non è quindi più necessario essere soci. Gli iscritti al servizio BuenaSms sono circa 6000.